Compliance-Richtlinien

COMPLIANCE-PRÄAMBEL Gegenseitige Wertschätzung, Toleranz und Freundlichkeit prägen den Umgang aller am Lern- und Erziehungsprozess Beteiligten.

Verhaltenscodex

1. Die Beachtung von Recht und Gesetz ist oberstes Gebot. Wir alle verpflichten uns, die gesetzlichen Vorschriften derjenigen Rechtsordnungen zu beachten, in deren Rahmen wir handeln. Gesetzesverstöße müssen unter allen Umständen vermieden werden.
2. Wir respektieren die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes*jeder Einzelnen. Wir dulden keine Diskriminierung und keine Ausgrenzung aufgrund sexueller Neigungen oder aus anderen Gründen sowie keine sexuelle oder andere persönliche Belästigung oder Beleidigung. Wir sind offen und ehrlich und stehen zu unserer Verantwortung. Wir sind verlässliche Partner und machen nur Zusagen, die wir einhalten können.
3. Begeht ein*e Mitarbeiter*in einen Compliance-Verstoß oder beteiligt sich an ihm, kann das für ihn*sie Konsequenzen haben, die von der Abmahnung über die Kündigung bis zur Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen reichen können.
4. Die Einrichtungsleitungen sind in ihrer jeweiligen Einrichtung verantwortlich dafür, dass dieser Verhaltenskodex umgesetzt und im täglichen Handeln gelebt wird. In der Kommunikation dieser Richtlinien haben sie spezifische Compliance-Risiken ihrer Einrichtungen besonders im Blick.
5. Diese Grundsätze gelten sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für das Verhalten gegenüber externen Personen.

Arbeitsvertrag, Vergütung und Arbeitszeiten, Arbeitsschutz und Brandschutz

1. Jedes Anstellungsverhältnis bei BEST-Sabel ist durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag geregelt. Jede*r Mitarbeiter*in kann unter Einhaltung der gesetzlichen und/oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist das Unternehmen verlassen.
2. Die Entlohnung erfolgt über das hauseigene Entgeltssystem. Die Vorgaben zum Mindestlohn werden angewendet. Die Bezahlung erfolgt monatlich. BEST-Sabel stellt allen Mitarbeiter*innen für jede Auszahlung eine ausführliche Information über die Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung. BEST-Sabel nimmt weder illegale oder unerlaubte Lohnabzüge vor noch wird Lohnabzug als Disziplinarmaßnahme angewendet.
3. Die Arbeitszeiten entsprechen den gesetzlichen Vorschriften und sind im Arbeitsvertrag oder einer entsprechenden Dienstanweisung zur Arbeitszeit geregelt.
4. Die Einhaltung des Arbeitsschutzes für alle Mitarbeiter*innen sowie Dritte ist eine unbedingte Pflicht der Zentrale und der Einrichtungen. Ein sicheres und gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld ist Voraussetzung für einen ungestörten Betriebsablauf sowie gesunde und zufriedene Mitarbeiter*innen. Dieser Fürsorgeaspekt ist von der Geschäftsleitung unmittelbar zu beachten und beschränkt sich nicht nur auf die Einhaltung der
gesetzlichen Standards.
5. Die Verantwortung gegenüber allen Mitarbeiter*innen gebietet die bestmögliche Vorsorge gegen Unfallgefahren. Das gilt sowohl für die technische Planung von Arbeitsplätzen, Einrichtungen und Prozessen als auch für das Sicherheits-Management und das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag. Das Arbeitsumfeld muss den Anforderungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung entsprechen. Jede*r Mitarbeiter*in ist für die
Arbeitssicherheit in seinem*ihrem Bereich mitverantwortlich. Alle Vorschriften zum Arbeitsschutz und zur Arbeitssicherheit sind strikt einzuhalten. Hinweisen von Mitarbeiter*innen bezüglich Mängel in der Arbeitssicherheit ist durch den*die jeweilige*n Sicherheitsbeauftragte*n nachzugehen.
6. Wir gehen sorgfältig und schonend mit den uns anvertrauten oder überlassenen Einrichtungen und Betriebsmitteln um. Die Betriebsmittel in Büros (z. B. Telefon, Kopierer, PC einschließlich Software) dürfen nur dienstlich genutzt werden. Die Nutzung von privater Ausrüstung für betriebliche Zwecke ist generell nicht gestattet (z. B. Aufnahmen mit privater Kamera-/Videoausrüstung, Nutzung privater Notebooks). Ausnahmen
hiervon sind gesondert zu regeln (z. B. Nutzung Privat-PKW für Kurzfahrten)

Korruption und Interessenkonflikte

1. Der sorgfältige Umgang mit Geschenken und Bewirtungen als auch Spenden und Sponsoring sind wichtige Instrumente zur Korruptionsprävention.
2. Alle Sponsoring- und Spenden-Aktivitäten müssen in Form eines schriftlichen Vertrages festgehalten werden, für einen vertretbaren geschäftlichen Zweck bestimmt sein und in einem angemessenen Verhältnis zum Gegenwert stehen. Weiterhin müssen die Identität des*r Empfänger*in und die geplante Verwendung der Zuwendung bekannt sowie der Grund und Verwendungszweck rechtlich vertretbar und dokumentiert sein.
3. Kein*e Mitarbeiter*in darf seine*ihre dienstliche Stellung dazu benutzen, Vorteile zu fordern, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Die Annahme von Geschenken und anderen Vergünstigungen ist daher grundsätzlich unzulässig. Sogenannte Streuwerbeartikel, die in größeren Mengen an Kund*innen ausgegeben werden (z. B. Schlüsselband, Kugelschreiber, Kalender, Notizblock, Schokolade, Pralinen) mit einem
geringen Wert können angenommen werden und in der Abteilung verbleiben.
4. Ein Interessenkonflikt ist ein dem Unternehmensinteresse gegenläufiges Eigen- oder Drittinteresse, das aufgrund seiner Dauer und Intensität befürchten lässt, dass das Unternehmensinteresse nicht nur unwesentlich beeinträchtigt oder gefährdet wird. Dazu genügt es, wenn der Interessenkonflikt über nahestehende Personen begründet wird.
5. Um Interessenkonflikte bei unserem Handeln von vornherein auszuschließen, gelten folgende Regeln:
a. Jedes persönliche oder familiäre Interesse, das im Zusammenhang mit der Durchführung von dienstlichen Aufgaben bestehen könnte, ist der Einrichtungsleitung oder der Geschäftsführung mitzuteilen.
b. Lieferant*innen dürfen beim Wettbewerb um Aufträge nicht aus persönlichen oder sonst sachfremden Gründen bevorzugt oder behindert werden.
c. Nebentätigkeiten gegen Entgelt hat der*die Arbeitnehmer*in der Arbeitgeberin rechtzeitig vorher schriftlich anzuzeigen. Die Arbeitgeberin kann die Nebentätigkeit untersagen oder mit Auflagen versehen, wenn diese geeignet ist, die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten des*der Arbeitnehmer*in oder berechtigte Interessen der Arbeitgeberin zu beeinträchtigen.

Datenschutz

1. Alle Mitarbeiter*innen sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Grundsätzlich ist das Gebot der Datensparsamkeit einzuhalten. Personenbezogene Daten
2. nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für einen genau definierten Zweck zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist und wenn dafür eine gesetzliche Grundlage bzw. eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt. Löschfristen sind zu beachten und entsprechende Löschroutinen zu implementieren. Die Einrichtungsleitungen tragen für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich Sorge, dass jährlich eine
Datenschutzbelehrung durchgeführt wird. Der*die Datenschutzbeauftragte dokumentiert dies und weitere datenschutzrelevante Sachverhalte.
3. Jegliche Software oder Apps, welche Pädagog*innen oder Mitarbeiter*innen nutzen möchten, durchlaufen vor ihrem Einsatz einen Genehmigungsprozess. Folgende Bereiche sind in den Prozess einer solchen Einsatzprüfung involviert: die Einrichtungsleitungen, der IT-Service, die Pädagogische Leitung sowie der*die externe Datenschutzbeauftragte.
4. Sämtliche Kontakte der Mitarbeiter*innen der Einrichtungen zu dem*der externen Datenschutzbeauftragten haben im Unternehmen über den*die internen Datenschutzverantwortliche*n der Zentrale zu erfolgen. Ausgenommen davon sind die Mitarbeiter*innen der Zentrale, die im Rahmen ihrer Tätigkeit bei BEST-Sabel den *die externe Datenschutzbeauftragte*n direkt kontaktieren.
5. Sobald Anhaltspunkte für einen Datenschutzverstoß vorliegen, ist darüber unverzüglich die Geschäftsführung und der*die interne Datenschutzverantwortliche der Zentrale zu informieren, die den*die externe
Datenschutzbeauftragte*n über diesen Vorfall in Kenntnis setzen. Dabei ist die Frist nach Entstehung des
Vorfalls und damit des erhöhten Risikos von 72 Stunden zu beachten. Alle weiteren Schritte sind mit der
Geschäftsführung abzustimmen und zu koordinieren.

Umgang mit Behörden (öffentliche Zuschüsse)

1. Alle Mitarbeiter*innen, die für die Zusammenstellung und Übermittlung von Informationen über das Unternehmen an Behörden verantwortlich sind, sollen diese Informationen vollständig, offen, richtig, rechtzeitig und in verständlicher Form zur Verfügung stellen.
2. Im Kontakt mit Behörden, die, wie beispielsweise die Polizei oder die Staatsanwaltschaft, auch die Aufgabe haben, Verstöße gegen geltendes Recht zu untersuchen und gegebenenfalls zu ahnden, ist sofort die Geschäftsführung einzubeziehen.
3. Insbesondere die Erteilung von Auskünften und die Vorlage von Akten darf in derartigen Fällen nur nach Rücksprache mit der Geschäftsführung erfolgen.

Schutz von Kindern, Schüler*innen und Studierenden

1. BEST-Sabel verfügt über ein sich ständig weiterentwickelndes Schutzkonzept, welches die Themen Risikoanalyse, Kindeswohlgefährdung, Prävention, Intervention, Partizipation, Beschwerdemanagement als auch entsprechende Handlungsleitfäden und Kontakte enthält. Alle pädagogischen Mitarbeiter*innen kennen dieses und sind diesem Konzept verpflichtet.
2. Alle pädagogischen Mitarbeiter*innen nehmen verpflichtend an den dazu angebotenen internen Fortbildungen und Informationsveranstaltungen teil.
3. Alle Pädagog*innen reflektieren ihr eigenes Verhalten und geben Feedback an ihre Kolleg*innen zu deren Verhalten gegenüber Kindern/Schüler*innen/Studierenden.
4. Alle Mitarbeiter*innen sind verpflichtet, von ihnen beobachtete Übergriffe oder strafrechtlich relevante Formen von Gewalt gegen Kinder/Schüler*innen/Studierende durch Mitarbeiter*innen ihrer*m dienstlich Vorgesetzten zu melden.
5. Alle Pädagog*innen wissen, dass sie sich jederzeit von der*dem Präventionsverantwortlichen der eigenen Einrichtung oder der*dem Kinderschutzbeauftragten von BEST-Sabel beraten lassen können. Für die Einbeziehung von externen Fachstellen und Expert*innen werden Kontaktdaten zur Verfügung gestellt.
6. Alle Pädagog*innen beobachten die uns anvertrauten Kinder und Jugendlichen aufmerksam und sensibel, achten auf Hinweise und nehmen diese ernst.
7. Jeder Verdachtsfall auf eine Kindeswohlgefährdung wird mit zumindest einer*m anderen Kolleg*in thematisiert und bei Erhärtung der Einrichtungsleitung gemeldet.
8. Jegliche psychischen, körperlichen und sexuellen Grenzverletzungen und Übergriffe der Kinder und Jugendlichen untereinander oder die gegenseitige Verletzung von Persönlichkeitsrechten werden von unseren Mitarbeiter*innen nicht geduldet und sofort unterbunden. Der*die für die Gruppe/Klasse zuständige Pädagog*in trägt Sorge für die reflektierende Aufarbeitung aller derartigen Fälle.
9. Alle pädagogischen Mitarbeiter*innen verpflichten sich dem Aufbau von grenzwahrenden pädagogischen Beziehungen zu den Kindern/Schüler*innen/Studierenden.
• Mit allen Kindern/Schüler*innen/Studierenden wird ein wertschätzender und gendersensibler Umgang gepflegt.
• Lehrpersonen und pädagogische Fachkräfte hören Kindern/Schüler*innen/Studierenden zu.
• Bei Rückmeldungen zum Lernen wird das Erreichte benannt. Auf dieser Basis werden neue Lernschritte und eine förderliche Unterstützung besprochen.
• Rückmeldungen zu den Leistungen und Produkten von Kindern, Schüler*innen und Studierenden werden wertschätzend und ermutigend formuliert.
• Bei Rückmeldungen zum Verhalten werden bereits gelingende Verhaltensweisen benannt. Schritte zur guten Weiterentwicklung werden vereinbart. Die dauerhafte Zugehörigkeit aller zur Gemeinschaft wird gestärkt.
• Lehrpersonen und pädagogische Fachkräfte achten auf Interessen, Freuden, Bedürfnisse, Nöte, Schmerzen und Kummer von Kindern/Schüler*innen/Studierenden. Sie berücksichtigen ihre Belange und den subjektiven Sinn ihres Verhaltens.
• Kinder und Jugendliche werden zu Selbstachtung und Anerkennung sowie Wertschätzung der anderen angeleitet.
• Lehrpersonen und pädagogische Fachkräfte achten stets auf ein reflektiertes und professionell angemessenes Nähe-Distanz-Verhältnis zu den ihnen Anvertrauten